Los instrumentos de gestión de información son una de las principales disposiciones que introduce la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014), promulgada en marzo de 2014 la cual tiene como objetivo regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
Este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia. El primero de estos establece el derecho a buscar y recibir información y el segundo, indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley.
Adicionalmente, el artículo 233 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información.
Para el caso de la información que reposa en las notarías señala el artículo 114 del estatuto notarial que cualquier persona podrá consultar los archivos notariales con el permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por este.
Teniendo en cuenta lo anterior la Notaria única de Acacias (Meta) como garante de la fe pública ha implementado instrumentos que permitan el acceso de la información pública, salvo de aquella que sea reservada y clasificad
Registro de Activos de Información
La consulta y acceso a la información que administran los Notarios tienen normas especiales de consulta previstas en el Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes, al punto de señalarse en el Estatuto que el protocolo no puede ser trasladado de la Notaría e inclusive en caso que este deba ser consultado por el juez, este debe acudir a la Notaría (Artículo 113 Decreto Ley 960 de 1970).
Índice de Información Clasificada y Reservada
La información reservada que manejan los Notarios es aquella referida a los registros civiles de nacimiento que contienen una información pública y otra privada, al igual que la información que reposa en las notarias sobre los procesos de adopción de menores (art. 75 Ley 1098 de 2006).
Esquema de Publicación de Información
La consulta y acceso a la información que administran los Notarios tienen normas especiales de consulta previstas en el Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes, al punto de señalarse en el Estatuto que el protocolo no puede ser trasladado de la Notaría e inclusive en caso que este deba ser consultado por el juez, este debe acudir a la Notaría (Artículo 113 Decreto Ley 960 de 1970).
Programa de Gestión Documental
El Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes detalla de forma especifica los libros que deben llevar los notarios y la forma en que debe surtirse dicho almacenamiento. Así mismo, consideramos hasta que no puede exigirse esta obligación a las Notarias hasta que la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de las TIC y el Archivo General de la Nación desarrollen con las mesas de trabajo la normatividad técnica que permita parametrizar los archivos de las notarías en el entendido de precisar los correspondientes a las Tablas de Retención Documental que deben de aplicarse a la diversidad de documentos pueden tener un tratamiento diferencial.
Tablas de Retención Documental
El Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes detalla de forma especifica los libros que deben llevar los notarios y la forma en que debe surtirse dicho almacenamiento. Así mismo, consideramos hasta que no puede exigirse esta obligación a las Notarias hasta que la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de las TIC y el Archivo General de la Nación desarrollen con las mesas de trabajo la normatividad técnica que permita parametrizar los archivos de las notarías en el entendido de precisar los correspondientes a las Tablas de Retención Documental que deben de aplicarse a la diversidad de documentos pueden tener un tratamiento diferencial.
Registro de publicaciones
El Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes detalla de forma especifica los libros que deben llevar los notarios y la forma en que debe surtirse dicho almacenamiento. Así mismo, consideramos hasta que no puede exigirse esta obligación a las Notarias hasta que la Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio de las TIC y el Archivo General de la Nación desarrollen con las mesas de trabajo la normatividad técnica que permita parametrizar los archivos de las notarías en el entendido de precisar los correspondientes a las Tablas de Retención Documental que deben de aplicarse a la diversidad de documentos pueden tener un tratamiento diferencial.
Costos de reproducción
a. Costos de reproducción de la información pública.